Die Einführung einer Digitalen Personalakte macht nur Sinn in Verbindung mit einer Prozessbetrachtung

Das Thema „Digitale Personalakte“ ist in unserer Wahrnehmung heterogen besetzt und geprägt durch eine Begriffsvielfalt, die mit unterschiedlichen Interpretationen des erwarteten Lösungsumfanges einhergeht.

 

Die Begriffe „Digitale Personalakte“, „elektronische Personalakte“ und mittlerweile auch „Dokumentenmanagementsystem“ werden in Anforderungen gleichbedeutend verwendet. Dies verwundert nicht, denn es gibt keine genaue Abgrenzung oder Begriffsdefinition. Die Hersteller tragen durch ihr Marketing dazu bei und nutzen den Begriff „Dokumentenmanagement“ im erweiterten Sinn auch als Branchenbezeichnung.

 

Spricht man mit den Personalverantwortlichen, ist oft lediglich gemeint, die vorhandenen Papierdokumente in einer digitalen Form zu archivieren, um einen ortsungebundenen und zeitunabhängigen Zugriff darauf gewähren zu können.

 

Mit der Einführung von Personalinformationssystemen, die bereits über die Personalabteilung hinaus Zugriff auf Personaldaten gewährten, wurde die Idee des papierlosen Büros geboren und der Verzicht auf Papierdokumente. Doch das Papier blieb im Personalwesen als Beleg bestehen. Und da man mit diesen System wesentlich einfacher und schneller Dokumente erzeugen konnte, wurde in manchen Fällen sogar mehr Papier erzeugt als zuvor.

 

Durch den Wandel der Personalarbeit und dem vermehrten Einsatz von Personalinformationssystemen liegen mittlerweile neben den Stammdaten viele weitere Personalinformationen in digitaler Form in den HR-Systemen vor. Über Self Services können Führungskräfte und Mitarbeiter auf diese Daten, die es sonst nur in papiergebundener Form gab, zugreifen.

 

Nutzen für alle Beteiligten entsteht durch die Einbindung von relevanten Informationen in die anfallenden HR Prozesse. Egal ob Neueinstellungen, Mitarbeitergespräche, Austritte oder Vorgesetztenwechsel, usw. – hinter diesen Vorgängen stecken Abläufe und es fallen Entscheidungen an. Werden diese Abläufe prozessual durch ein HR-System unterstützt, ändert sich die Aktenführung von Grund auf. Papierdokumente mit Informationen zur Entscheidungsgrundlage werden ersetzt durch Zugriffsmöglichkeiten auf die Personaldaten im HR Portal. Ein Mitarbeitergespräch wird bspw. digital protokolliert ebenso wie ggf. anfallende Änderungen des Gesprächsprotokolls, die Freigabe und die Verteilung digital und prozessgesteuert erfolgen. Sämtliche Informationen werden direkt im Datenbanksystem gespeichert und stehen allen Berechtigten sogleich wieder über entsprechende Ansichten zur Verfügung.

 

In den Fällen, bei denen noch Papierdokumente als Beleg notwendig sind, werden diese direkt bei der Erstellung über das System in der Datenbank gespeichert und objektbezogen abgelegt. Papiergebundene Dokumente, die noch zu unterschreiben sind oder extern erstellt wurden, werden eingescannt und kontextbezogen abgelegt.

 

Das bedeutet, es fallen weniger Dokumente (nach herkömmlichem Verständnis papiergebundene Dokumente) an und die Aktenführung wird in einem modernen prozessorientierten HR-System zu einem Begleitprozess. Deshalb sprechen wir bei VEDA auch von der Funktion einer Dokumentenablage, ohne den Anspruch zu erheben, Dokumentenmanagementsysteme, die eine Klasse für sich darstellen, damit ersetzen zu wollen.

 

Die meisten Unternehmen verfügen mittlerweile über Archivsysteme für die revisionssichere Langzeitarchivierung von Dokumenten. Diese sind i.d.R. als nachgeordnete Dienste einer IT-Infrastruktur zugeordnet und können per Schnittstelle an die Dokumentenablage angebunden werden.

 

Ergänzung vom 15.09.2013:

Der Artikel wurde in dem Fachartikel "Hat die Papierakte bald ausgedient?" in der Zeitschrift IT-Mittelstand 9/2013 (S. 54 - 58) der Medienhaus Verlag GmbH, Bertram-Blank-Str. 8 in 51427 Bergisch-Gladbach verwendet.

Den kompletten Artikel finden Sie in dem nebenstehenden PDF-Dokument.

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IT-Mittelstand 9/2013
Digitale Personalakte: Hat die Papierakte bald ausgedient?
ITMittelstand_092013_S54-58.pdf
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Kommentare: 1
  • #1

    thomaslindt (Sonntag, 15 September 2013 16:01)

    Es freut mich sehr, dass meine Gedanken zum Thema "Digitale Personalakte" Niederschlag als Statement im Fachartikel gefunden haben.